En virtud de la Constitución de la República del Ecuador, considerando el derecho fundamental sobre la protección de datos y privacidad de tratamiento de datos personales, MEMORIAL INTERNATIONAL OF ECUADOR S.A. ECUAMEMORIAL (en adelante, simplemente “MEMORIAL”) ha desarrollado esta Política de Privacidad en Materia de Protección de Datos Personales (en adelante “Política”) con la finalidad de determinar y detallar los niveles de protección de cualquier dato personal, cuando éstos se recopilen, analicen, procesen, comuniquen, transfieran, actualicen, archiven, conserven, modifiquen o eliminen, en estricto cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones determinados en las normas. Esta política tiene como propósito dar cumplimiento a las disposiciones legales del Ecuador, particularmente dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales publicada en el Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo de 2021, a través de la cual se establecen las disposiciones generales que regulan la materia (en adelante, “LOPDP”). MEMORIAL está comprometido a tratar la información de manera lícita, transparente, oportuna y limitado a lo necesario en relación con los fines pertinentes. 

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MEMORIAL en su calidad de responsable, se encuentra domiciliada en la provincia de Pichincha, ciudad de Quito en las calles Av. Amazonas y Alemania N N33-215.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

• LOPDP:  Ley Orgánica de Protección de Datos Personales publicada en el Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo de 2021.
• Responsable del Tratamiento:MEMORIAL que determina la finalidad y los medios para el tratamiento de los datos personales.
• Titular:Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Encargado de la Protección de Datos: El Encargado de la Protección de Datos (en su caso) o Responsable de la Protección de Datos identificado /nombrado por MEMORIAL y que actúa bajo sus instrucciones.
• Actividad de Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones que se lleve a cabo sobre Datos Personales o conjuntos de Datos Personales.
• Incidencia en materia de protección de datos:Violación de los Datos Personales (violación de la seguridad) como la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilegal de la información. 
• Datos personales:Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
• Datos crediticios:Datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera. 
• Datos sensibles:Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
• Proveedor del Servicio o Encargado del Tratamiento:Cualquier persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otra institución que preste sus servicios a MEMORIAL en relación con el tratamiento de datos personales.
• Cliente:Toda persona, sea natural o jurídica, que obtenga la prestación de un servicio por parte de MEMORIAL.

3. ALCANCE

MEMORIAL pone a disposición a sus clientes y prospectos, la política de tratamiento de datos personales, recolectados en la prestación de servicios ofrecidos por MEMORIAL; con el propósito de comunicar la finalidad de la recolección de los datos, el tratamiento, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos implementados por MEMORIAL para su ejercicio.

4. DATOS PERSONALES QUE SON TRATADOS

Los datos personales que son tratados por MEMORIAL pueden provenir de las siguientes modalidades y fuentes:

MODALIDAD

• Datos entregados por su titular:El titular de derechos entrega datos identificativos (nombre, apellidos, cédula, correo electrónico, teléfono, dirección, fecha de nacimiento)

FUENTE

• Página web: E-commerce

a) PÁGINA WEB:

El sitio web de MEMORIAL dispondrá de su política de privacidad y aviso legal y quienes se contacten a través de este se comprometen a cumplir las políticas de MEMORIAL.

Recibimos y almacenamos cualquier información que usted nos proporcione conscientemente al rellenar cualquier formulario en el sitio web o con nosotros. Cuando sea necesario, esta información puede incluir lo siguiente: Información de contacto (Nombres, apellidos, cédula -RUC – pasaporte, email, teléfono, dirección, fecha de nacimiento.).

Puede optar por no entregar sus datos personales, consecuentemente es posible que no pueda beneficiarse de algunos de los servicios que ofrecemos.

5. TIPO DE DATOS QUE SERÁN TRATADOS E IDENTIFICACIÓN DE SUS TITULARES

Datos personales de usuarios de páginas web; incluyen sus datos básicos y los de sus beneficiarios (por ejemplo, nombre, apellidos, dirección, ciudad, calle principal, barrio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, nacionalidad, fecha de nacimiento).

a) Datos sensibles

Para el caso de datos sensibles será potestad del titular otorgar la autorización explícita para el tratamiento de dicha información. En los eventos de recepción de datos sensibles, MEMORIAL garantiza mantener la seguridad y la confidencialidad de estos.

• Datos relativos a la salud serán tratados con el deber de confidencialidad.
• Datos de menores de edad.
• Datos de personas con discapacidad.

6. PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES RECTORAS QUE MEMORIAL APLICARÁ PARA EL ADECUADO TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

PRINCIPIOS

Los principios que regirán el tratamiento de datos personales en la compañía desde su recopilación serán los siguientes:

• Principio de Juridicidad:Los datos personales deben tratarse con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Constitución del Ecuador, los instrumentos internacionales, la Ley, su Reglamento y la demás normativa y jurisprudencia aplicable.
• Principio de lealtad:El tratamiento de datos personales deberá ser leal, por lo que para los titulares debe quedar claro que se están recogiendo, utilizando, consultando o tratando de otra manera, datos personales que les conciernen, así como las formas en que dichos datos son o serán tratados. En ningún caso los datos personales podrán ser tratados a través de medios o para fines, ilícitos o desleales.
• Principio de transparencia:El tratamiento de datos personales deberá ser transparente, por lo que toda información o comunicación relativa a este tratamiento deberá ser fácilmente accesible y fácil de entender y se deberá utilizar un lenguaje sencillo y claro. Las relaciones derivadas del tratamiento de datos personales también deben ser transparentes.
• Principio de finalidad:Las finalidades del tratamiento deberán ser determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular; no podrán tratarse datos personales con fines distintos para los cuales fueron recopilados, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en la ley.
• Principio de pertinencia y minimización de datos personales:Los datos personales deben ser pertinentes y estar limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
• Principio de proporcionalidad del tratamiento:El tratamiento debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades para las cuales hayan sido recogidos o a la naturaleza misma, de las categorías especiales de datos.
• Principio de confidencialidad:El tratamiento de datos personales debe concebirse sobre la base del debido sigilo y secreto, es decir, no debe tratarse o comunicarse para un fin distinto para el cual fueron recogidos.
• Principio de calidad y exactitud:Los datos personales que sean objeto de tratamiento deben ser exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad.
• Principio de conservación:Los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento.
• Principio de seguridad de datos personales:Los responsables y encargados de tratamiento de los datos personales deberán implementar todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
• Principio de responsabilidad proactiva y demostrada:El responsable del tratamiento de datos personales deberá acreditar el haber implementado mecanismos para la protección de datos personales.
• Principio de aplicación favorable al titular:En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones del ordenamiento jurídico o contractuales, aplicables a la protección de datos personales, los funcionarios judiciales y administrativos las interpretarán y aplicarán en el sentido más favorable al titular de dichos datos.

7. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Finalidades de tratamiento de los datos con Socios comerciales como aliados estratégicos para brindar los servicios:

• Permitir adquirir y/o acceder a los servicios ofertados por MEMORIAL.
• Cumplir con la provisión de los servicios adquiridos de MEMORIAL.
• Atender y procesar los pedidos.
• Envío de publicidad, promociones, información comercial, información de venta y oferta de servicios
• Cumplimiento de obligaciones contractuales
• Contacto para solventar dudas, inquietudes o actualización de información.
• Facturación.
• Cobro de valores adeudados por los servicios contratados.
• Realizar estudios de mercado y análisis de ventas.
• Llevar registros de servicios prestados.
• Información y publicidad de servicios
• Almacenamiento para fines contables y comerciales.
• Gestiones de cobranza.

8. CONSENTIMIENTO

MEMORIAL en cumplimiento del marco legal para la protección de datos personales, declara que utilizará mecanismos adecuados y suficientes para obtener la autorización y consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco, del titular, a través de distintos formularios, página web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, para el tratamiento de los datos personales.

Se informa de manera clara, completa y expresa al titular sobre el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales, así como el carácter facultativo de la entrega de datos sensibles y de los derechos que le asisten como titular, así como la identificación, dirección física o electrónica y responsable del tratamiento.

MEMORIAL como responsable del tratamiento de datos personales, conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares, o en su defecto, de la base legitimadora para el tratamiento realizado. El titular estará facultado a retirar en cualquier momento, sin efecto retroactivo, el consentimiento que usted haya prestado previamente para autorizar el tratamiento de sus datos para una finalidad determinada.

9. CONSERVACIÓN

Los datos personales de los titulares y sus beneficiarios se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades señaladas. Cuando MEMORIAL ya no necesite utilizar los datos personales para cumplir con las finalidades que motivaron su compilación, o para cumplir con obligaciones contractuales o legales, se eliminarán los datos personales del sistema y registros, MEMORIAL tomará las medidas necesarias para proceder con la anonimización de los datos personales, de modo que ya no pueda ser identificado con ellos.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

MEMORIAL cumplirá con todas las medidas técnicas y organizativas aplicables en materia de medidas de seguridad para la protección de los datos personales. Se utilizará los estándares de la industria para la protección de la confidencialidad de la información. MEMORIAL considera la información personal del titular como un activo que debe ser protegido de cualquier pérdida o acceso no autorizado, a tal fin MEMORIAL emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados por titulares de los datos de dentro o fuera de la compañía.

Solo podrán acceder a la información dentro de MEMORIAL aquellos empleados que necesiten conocerla. MEMORIAL se asegura de implementar los derechos y las políticas de administración dentro de la empresa, y tomar todas las medidas necesarias para garantizar que los empleados, los asesores de servicios mantengan los archivos en confidencialidad. MEMORIAL no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas.

11. DERECHOS

Derecho de acceso: Podrá consultar sus datos personales que están siendo objeto de tratamiento por MEMORIAL. El titular tiene derecho a conocer y a obtener, gratuitamente, del responsable de tratamiento acceso a todos sus datos personales y a su información, sin necesidad de presentar justificación alguna.

Derecho de rectificación y actualización. – El titular tiene el derecho a obtener del responsable del tratamiento la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos. Para tal efecto, el titular deberá presentar los justificativos del caso, cuando sea pertinente.

Derecho de eliminación.- El titular tiene derecho a que el responsable del tratamiento suprima sus datos personales, cuando: 1) El tratamiento no cumpla con los principios establecidos en la ley; 2) El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad; 3) Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados; 4) Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales; 5) El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales; 6) Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o, 7) Exista obligación legal. El responsable del tratamiento de datos personales implementará métodos y técnicas orientadas a eliminar, hacer ilegible, o dejar irreconocibles de forma definitiva y segura los datos personales. Esta obligación la deberá cumplir en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular y será gratuito.

Derecho de oposición. El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales.

Derecho a la portabilidad. – El titular tiene el derecho a recibir del responsable del tratamiento, sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros responsables.

Derecho a la suspensión del tratamiento. – El titular tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos, cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: 1) Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos. 2) El tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; 3) El responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; 4) Cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.

12. CANALES DE ACCESO

El titular podrá hacer cualquiera de las acciones antes descritas, comunicándose con PBP al siguiente correo: scliente@memorialcorp.com

13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS DE DATOS PERSONALES

Todas las solicitudes o peticiones de ejercicio de derechos de datos personales deberán ser dirigidas al área encargada de protección de datos de MEMORIAL con nombre de asunto – Protección Datos Personales.

El titular podrá ejercer sus derechos sobre sus datos personales en cualquier momento, y MEMORIAL deberá atender la consulta en el plazo máximo de quince (15) días contados a partir de la fecha de recibo de la misma. MEMORIAL podrá requerir la aclaración o ampliación de la información al titular, contenida en la solicitud, dentro de cinco (5) días de recibida la solicitud. En consecuencia, el titular contará con el término de diez (10) días, a partir del día siguiente al que recibió la notificación, para aclarar o completar.

En el caso de que el titular aclare o complete dentro del término concedido, la solicitud será atendida por MEMORIAL, dentro del plazo correspondiente. El requerimiento que no sea atendido podrá ser archivado mediante notificación debidamente fundamentada al titular. Esto no impide la presentación de una nueva solicitud por parte del titular.

Los Titulares podrán en todo momento rectificar, conocer y actualizar sus datos, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Así mismo, el Titular o su representante podrán solicitar la corrección o actualización de sus datos.

La comunicación que será tramitada mediante solicitud escrita en donde se incluyan los siguientes datos:

• Identificación del Titular o del representante (Nombres y apellidos completos, número de cédula de identidad o pasaporte y dirección domiciliaria o electrónica para notificaciones) Así también se incluirán los datos de la o del representado.
• Descripción clara y precisa de datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos y cualquier elemento que facilite la localización de los datos personales en la institución, mediante los cuales usted haya provisto.
• Explicación clara y precisa de su petición.
• Identificación del derecho o derechos que desea ejercer
• Incluir documentos que acreditan identidad y representación legal.

14. MODIFICACIÓN

MEMORIAL podrá modificar esta Política. En caso que MEMORIAL modifique la Política, éste notificará al titular publicando una versión actualizada de la Política en la página web principal, para mantener actualizado al titular de los cambios realizados. El titular deberá decidir si aceptar o no las modificaciones a la Política. En el caso que el titular no acepte los nuevos términos y condiciones de la Política, el vínculo entre éste y MEMORIAL quedará disuelto y la información personal de dicho titular de los datos no será usada de otra forma que la que fue informada al momento de recabarse.

Si el titular tuviere dudas relativas al tratamiento de sus datos personales, se podrá contactar con MEMORIAL a través de la siguiente dirección de correo electrónico: scliente@memorialcorp.com. El término de respuesta a cualquier solicitud será de 15 días hábiles contados a partir del día en que se recibió el requerimiento correspondiente, de acuerdo con lo que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

15. VIGENCIA

La presente Política empezará a regir a partir del mes de abril de 2024. Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de MEMORIAL durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este documento o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales. Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.